INFORMAČNÍ POVINNOSTI SPRÁVCŮ VŮČI DOTČENÝM SUBJEKTŮM ÚDAJŮ

Cílem této informace je plnit předepsané informační povinnosti správce vůči subjektům údajů, jejichž osobní údaje (dále jen jako OÚ) správce zpracovává a to osobní údaje klientů (zákazníků) a zaměstnanců společnosti Vladimír Manda se sídlem 41301 Dolánky nad Ohří 153, IČ15162061(Správce), je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Správce zpracovává o fyzických osobách při poskytování služeb a/nebo zboží,  právního jednání, práva a povinnosti fyzických osob, pracovněprávních vztahů a kontaktech s třetími osobami, k jakým účelům a jak dlouho Správce tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tato Informace je účinná od 25. 5. 2018 a je vydána v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (Nařízení nebo GDPR) za účelem zajištění informační povinnosti jako Správce dle článku 13 GDPR, včetně a zákona čís. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jako Zákon).

I. Kategorie osobních údajů 

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Správce schopen identifikovat. V souvislosti s poskytování služeb a/nebo zboží,  právního jednání  v rámci smluvních vztahů může ze strany Správce dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

A. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro zajištění služeb a/nebo zboží. Jedná se zejména o:

• jméno a příjmení
• adresa trvalého pobytu
• doručovací adresa

B. Kontaktní údaje 

• kontaktní e-mail
• kontaktní telefon 

Dále zpracováváme při zřízení vašeho uživatelského účtu v našem e-shopu i uživatelské jméno, heslo a jeho hash. Dle vašeho nastavení (kterými se rozumí údaje ve vašem účtu ) pak i uložené adresy a nastavení newsletterů.

C. Údaje z komunikace mezi Správcem, klientem a zaměstnancem 

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním poskytování služeb a/nebo zboží a právního jednání v rámci smluvních vztahů mezi Správcem, obchodním partnerem, klientem, zaměstnancem a třetí osobou. Jedná se o zápisy osobní komunikace s obchodním partnerem, klientem, zaměstnancem a třetí osobou v prostorách Společnosti nebo jiném přímém kontaktu s obchodním partnerem, klientem, zaměstnancem a třetí osobou, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a/nebo obchodním partnerem, záznamy telefonických hovorů s klientem, zaměstnancem a třetí osobou a Správcem.

D. Kamerové záznamy z prostor Správce

Správce umísťuje do prostor společnosti kamery z důvodu ochrany oprávněných zájmů Správce. Prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy označeny upozorněním.

E. Údaje zpracované na základě souhlasu obchodního partnera, klienta, zaměstnance a třetí osoby 

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění zákonných povinností, smluv nebo ochranu oprávněných zájmů Správce, ale jejich zpracování umožní Správci zlepšovat řízený proces, zaměřit se na to, co obchodní partnery, klienty, zaměstnance a třetí osoby opravdu zajímá, a případně obchodní partnery, klienty, zaměstnance a třetí osoby informovat o nabídkách na zlepšení řízeného procesu, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

• údaje získané k obchodní činnosti
• údaje o zlepšování řízených procesu u Správce 

II. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Správce, nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

A. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Správce

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Společnosti a ochranu oprávněných zájmů Správce je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné řízený proces zajistit. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

• zajišťování provozu Správce a řízených procesů (plnění ze zákona)
• vyúčtování za případné služby (plnění smlouvy)
• plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností) 
• účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
• provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách Společnosti pro účely prevence vzniku škod (oprávněný zájem)
• vymáhání pohledávek od obchodních partnerů, klientů, zaměstnance a třetí osoby (oprávněný zájem)
• procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
• evidence dlužníků (oprávněný zájem)
• vyřizování objednávek, reklamací a dalších činností s tím spojené (plnění smlouvy)

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

V případě jednání mezi Správcem a potenciálním zaměstnancem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením pracovní smlouvy nebo dohod, je Správce oprávněn zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

Faktury vystavené Společností jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy s fyzickými nebo právnickými osobami.

Osobní údaje nutné pro poskytnutí zvláštních slev ZTP nebo ZTP/P dle § 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích jsou zpracovávány pod dobu 5 let od poskytnutí příslušné slevy, případně do doby, kdy již není možné právně napadnout výši státního příspěvku na tyto slevy, pokud je tato doba delší.

Kamerové záznamy z prostor balení zboží u Správce jsou zpracovávány po dobu 7 pracovních dnů ode dne pořízení kamerového záznamu pro případné vyřizování reklamací.

B. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s obchodním a marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s obchodním a marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává Správce s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely obchodního a marketingového oslovení s průzkumem prováděné Společností. Tento souhlas je dobrovolný a je vždy odvolatelný.

Na našem webu využíváme i soubory cookies.Využívání souborů cookies a dalších technologií, předání údajů reklamním a sociálním sítím. Pokud navštívíte náš web, do vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku vašeho počítače. Některé cookies nám umožňují propojit vaše aktivity během prohlížení našich stránek od chvíle, kdy otevřete okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Ve chvíli, kdy zavřete okno internetového prohlížeče se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila. Dále používáme pixelové značky (také známé jako web beacons), což jsou malé obrázky, které mají podobnou funkci jako cookies. Oproti cookies, které jsou ukládány na pevném disku vašeho počítače, jsou pixelové značky pevnou součástí webových stránek. O všech těchto technologiích budeme pro zjednodušení v tomto dokumentu dále mluvit jako o cookies.  Cookies do vašeho zařízení nejen ukládáme, ale také čteme cookies, které do vašeho zařízení uložil náš web. Dále v tomto dokumentu budeme pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání.

Některé cookies do vašeho zařízení ukládá přímo náš web. Tyto cookies nám pomáhají :

Identifikovat vás při přecházení mezi jednotlivými stránkami našeho webu a opětovných návštěvách, například aby se vám při nákupu nesmazal košík, abychom si mohli zapamatovat vaše přihlášení z konkrétního zařízení a nežádat vás opakovaně o e-mail a heslo, nebo abychom si uložili, kterou verzi našeho webu vám máme zobrazit, pokud web nabízí v danou chvíli více variant.

Zaznamenat si, že jste nám udělili souhlas dle tohoto dokumentu, popř. zda jste např. nabídli účast v určitém průzkumu.

Se zajištěním bezpečnosti, například abychom zajistili, že někdo nezneužije vaše připojení k našemu webu a nebude jednat místo vás.

Evidovat, zkoumat a odstraňovat poruchy a nefunkční součásti našeho webu.

Takové cookies a další soubory jsou nezbytné pro fungování naší webové stránky. Pokud ve svém prohlížeči zablokujete tyto cookies, naše webová stránka nemusí fungovat správně a my vám nemusíme být schopní poskytovat naše produkty a služby.

Cookies umožňuje sledovat návštěvnost našeho webu, jeho jednotlivých stránek, vytvářet statistiky a přehledy a měřit účinnost reklamy.

Zobrazovat vám různé varianty našeho webu, pokud testujeme nové funkcionality.

Přizpůsobovat pro vás obsah našeho webu, například vám zobrazit přednostně produkty, které jste si již prohlédli, a zobrazovat vám další nabídky na míru na našem webu.

Umožňujeme uložit cookies třetím stranám, které je mohou použít.

Ke sběru údajů o vašem chování na našem webu a dalších webových stránkách.

Pro zobrazení přizpůsobených nabídek a cílené reklamy v rámci reklamních sítí na jiných webových stránkách, než je náš web.

K propojení se sociálními sítěmi, jako je Facebook, včetně automatického přihlášení, zajištění funkcí, jako je tlačítko To se mi líbí, funkce Send to Messenger a zobrazení přizpůsobených nabídek a cílené reklamy na těchto sociálních sítích a jiných webových stránkách, než je náš web.

Za účelem zobrazení přizpůsobených nabídek a cílené reklamy v rámci reklamních a sociálních sítí na jiných webových stránkách, než je náš web, také předáváme reklamním a sociálním sítím údaje o vašem chování na webu. Takovým partnerům však nepředáváme vaše identifikační údaje. Seznam sociálních a reklamních sítí, které využíváme, naleznete v části ,, Kategorie příjemců osobních údajů ¨.

Pokud využití cookies a předání vašich údajů reklamním a sociálním sítím nevypnete nastavení vašeho webového prohlížeče a po našem upozornění kliknete na jakýkoli odkaz na našem webu nebo kliknete na tlačítko Rozumím, jež je součástí upozornění, budeme mít za to, že s využíváním těchto cookies a předáváním vašich údajů reklamním a sociálním sítím souhlasíte. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat vypnutím využívání cookies v nastavení vašeho webového prohlížeče.

Využívání osobních údajů návštěvníků webu

Údaje o vašem chování na webu zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem:

získání informací, na základě kterých pro vás budeme moci web v budoucnu vylepšit; naším oprávněným zájmem je zde zlepšování našich služeb pro vás;

vytváření statistik a přehledů, zejména sledování návštěvnosti našeho webu, jeho jednotlivých stránek a měření účinnosti reklamy; naším oprávněným zájmem je zde měření efektivity našeho webu a výdajů na reklamu; pro tento účel můžeme z vašeho chování na webu získávat další odvozené údaje a k tomuto účelu je použít;

testování nových funkcí a aplikací před nasazením, zejména abychom předešli problémům s funkčností těchto novinek ve skutečném provozu, které by mohly zhoršit váš zážitek z využívání našich služeb; naším oprávněným zájmem je zde bezproblémová funkčnost našich služeb pro vás;

předcházení útoků na náš web a ohrožení jeho funkčnosti i bezpečnosti vašich dat; naším oprávněným zájmem je zde bezproblémová funkčnost našich služeb pro vás a bezpečnost vašich dat.

Údaje o vašem chování na webu nezískáváme pouze z cookies. Doplňujeme je také o údaje jako je

IP adresa vašeho zařízení (adresa vašeho zařízení pomocí, které komunikujete s jinými zařízeními v síti internet),

operační systém vašeho zařízení, jeho verze a jazykové nastavení;

prohlížeč, který na svém zařízení používáte, jeho verze a jazykové nastavení;

adresa webové stránky (URL adresa), ze které přicházíte na náš web.

Cookies, které se na našem webu používá je pouze dočasné a dlouhodobě se neschraňuje. Ostatní cookies pro marketingové účely např. od googlu a heureky mají info o době používání osobních údajů na svých webových stránkách.  Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku .

III. Kategorie příjemců osobních údajů   

Správce při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Správce, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od zástupců Správce a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, externí účetní advokátů, správu IT systémů, nebo jiná zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

Správce v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

Správce v rámci plnění smluv využívá i přepravní společnosti k dodání zboží. Jelikož jsou tyto přepravní společnosti správci těchto předaných OÚ, nesepisují se s nimi z tohoto důvodu žádné zpracovatelské smlouvy. Tyto společnosti mají info k ochraně osobních údajů na svých webových stránkách.

Na základě vašeho souhlasu reklamním a sociálním sítím, jak je popsáno v části Využívání souborů cookies a dalších technologií, předání údajů reklamním a sociálním sítím, a to konkrétně:

• Heureka-Heureka Shopping s.r.o.,  Karolinská 650/1, 186 00 Praha 8 Karlín, IČ: 02387727, https://www.heurekashopping.cz/pro-zakazniky/podminky-pouzivani-pro-zakazniky/ochrana-soukromi
• Zboží.cz - Seznam.cz, a.s., Zboží.cz, Radlická 3294/10, 150 00  Praha 5 Smíchov, IČO 26168685, https://o.seznam.cz/ochrana-udaju/
• Glami -Inspigroup s.r.o.,  Újezd 450/40, 118 00 Praha 1 - Malá Strana, IČ: 24263532, https://www.glami.cz/
• Facebook - Facebook Ireland Limited, se sídlem 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, D02 X525, Irsko; podmínky ochrany soukromí této společnosti jsou dostupné zde: https://cs-cz.facebook.com/about/privacy
• Google (Ads, Analytics, nákupy) - Google Ireland Limited (registrační číslo: 368047), se sídlem Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko; podmínky ochrany soukromí této společnosti jsou dostupné zde: https://policies.google.com/technologies/ads
• Seznam.cz - Seznam.cz, a.s., Radlická 3294/10, 150 00 Praha-Smíchov,  IČO 26168685

IV. Způsob zpracování osobních údajů 

Správce zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Správce vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

V. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení a Zákona  bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Správce identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Správci svoji totožnost, následující práva.

A. Právo na přístup k osobním údajům

Podle článku 15 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Správce:   

• potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
• informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU, 
• v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.   

V případě opakované žádosti bude Správce oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla Správce.

Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit na sídle Správce, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

B. Právo na opravu nepřesných údajů

Podle článku 16 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude Správce zpracovávat.  Zaměstnanec, má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen nám poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na sídle Správce, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

C. Právo na výmaz   

  Podle článku 17 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Správce neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Správce má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu Správce.

D. Právo na omezení zpracování

Podle článku 18 Nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla Správce.

E. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Podle článku 19 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany Správce v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích.

F. Právo na přenositelnost osobních údajů 

Podle článku 20 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Správce o předání těchto údajů jinému správci. Pokud nám v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit na sídle Správce po doložení oprávněnosti požadavku.

G. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Podle článku 21 Nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Správce. V případě, že Správce neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Správce zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla Společnosti.

H. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro právní jednání a obchodní účely, účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to na sekretariátu Společnosti. Souhlas s obchodními a marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat na sekretariátu Společnosti.

CH. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

VI. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Od 25. 5. 2018 je k dispozici tento kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení: MOPRO CS s.r.o. , pověřenec pro ochranu osobních údajů, kontaktní osoba p.Radek Hykyš, e-mail gdpr@gdpr-ochranadat.cz